“스마트하게 일하는 법” 온라인 협업 툴 활용 가이드

대부분의 중소기업들은 예산 상의 제약 및 제한된 기술지원 환경으로 인해 가능한 효율적으로 일하는 것이 매우 중요하다. 상대적으로 적은 인원으로 더 많은 일을 더 잘하기 위한 중요한 첫 단계는 직원들이 실제로는 얼마나 멀리 떨어져 있던 간에, 실시간으로 함께 작업할 수 있는 환경을 만들어주는 것이다.

간단한 가이드를 통해서 기업의 필요에 부합하는 협업 툴 선정 방법을 알아보자. 많은 기업들이 온라인 협업 툴에 입문할 때 무료 구글 앱스(Google Apps) 서비스를 이용하곤 한다. 하지만 어떤 경우에는, 하이퍼오피스(HyperOffice)나 구글의 앱스 프리미어 에디션(Premier Edition) 같이 좀 더 강력한 유료 서비스가 비용을 들인 만큼의 가치가 있을 수 있다.

구글 앱스(Google Apps)

소기업에서 처음으로 온라인 협업 도구를 사용하는 경우라면, 구글 앱스 무료버전이 적합하다. 대용량의 스토리지를 제공하는 무료 이메일, 공유 캘린더(Calendar), 문서 편집 도구 외에 다른 기능도 제공하는 구글 앱스 무료버전은 다른 유료 서비스로 전환하기 전에 최소한 갖춰야 할 기능을 갖춰 훌륭한 기준점 역할을 해준다.

소유권(ownership)에 따른 왼쪽의 옵션을 눌러 액세스 별로 문서를 분류하면,

쉽게 프로젝트를 훑어 볼 수 있다.

구글 앱스나 다른 서비스에서, 협업의 핵심은 이메일이다. 지메일을 이용하면 무료 계정에 7GB 이상의 공간을 제공받을 수 있으며, 구글은 이 서비스에 지속적으로 용량을 추가하고 있다. 사용자는 데이터 암호화를 위해 항상 S-HTTP(secure HTTP)를 통해 연결된다. 그리고 다른 협업 서비스들과 마찬가지로, 브라우저나 이메일 클라이언트 소프트웨어를 통해서 메시지를 읽도록 한다. 이와 더불어 구글 토크(Google Talk)는 IM(Instant Message), 음성, 그리고 화상 통화 등 실시간 커뮤니케이션 서비스도 제공하고 있다.

구글 캘린더 무료 에디션을 사용하면, 그럭저럭 업무를 볼 수 있다. 구글 캘린더 무료 에디션은 기본 기능을 뛰어넘어, 협업에 결정적인 역할을 하는 다른 캘린더와의 공유나 가입이 가능하다. 또한, 오프라인 모바일 작업에 중요한 요소 중 하나인 전화 여러 대를 동기화 시키거나 모바일 웹 브라우저를 통해 데이터를 보기만 할 수도 있다.

구글 문서도구(Google Docs)를 통해서는 파일을 저장하고 편집할 수 있다. 마이크로소프트 오피스와 호환되는 문서도구에는 워드 프로세서, 스프레드시트, 그리고 프레젠테이션 도구가 포함되어 있다. 편집중인 문서를 업로드 하여 공유하거나 편집할 수 있으며, 처음부터 새로 작성할 수도 있다. 개인이나 그룹 별로 권한을 설정하여 다른 사람들이 파일을 보거나 편집하게 할 수도 있다.

추가 툴들을 활용하면 기업들이 협업하고 소통하는데 도움이 될 수 있다. 구글 사이트(Google Sites)는 기초적인 웹 페이지 작성기처럼 보이지만, 회사 정보를 공유하거나 지정된 사람들만이 액세스할 수 있는 클라이언트 측의 세부사항을 공유하기 위한 포탈을 생성하는데 이용할 수 있다.